不在のため代わりにメール ビジネスの例文と書き方を解説

電話をかけたのに相手が出なかった場合、そのあとに送るメールの書き方に迷う人は多いです。この記事では、電話後フォローメールの基本マナーとシーン別の例文をまとめました。

電話に出てもらえなかったときのメールの基本マナー

電話がつながらなかったあとにメールを送る際は、相手を責めるニュアンスを避けることが大切です。「ご不在のようでしたので」「タイミングが合わなかったようで」など、柔らかい言い回しを使うのが基本になります。
また、件名だけで用件が伝わるようにしておくと、相手が開封する前に緊急度を判断しやすくなります。「【〇〇株式会社】お電話の件（△△について）」のように、社名や用件を簡潔に入れるのがポイントです。

電話後メールは「責めない」「用件を明確にする」の2点が基本

折り返しの要否を明記する

「折り返しは不要です」「お手すきの際にご連絡ください」など、相手に求めるアクションをはっきり書いておくと、無駄な往復を防げます。

シーン別）電話後のフォローメール例文

社外・取引先向け

件名：お電話の件（〇〇株式会社・氏名）
本文例：
「お世話になっております。〇〇株式会社の氏名です。先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたのでご連絡いたします。ご用件は△△についてで、来週中にご相談できればと考えております。お手すきの際にご返信、またはお電話をいただけますと幸いです。」
丁寧語を崩さず、用件と希望する対応を簡潔に伝えるのがポイントです。

社内向け

社内であれば、多少カジュアルでも問題ありません。
「お疲れ様です。先ほど電話しましたが、つながらなかったので用件をメールします。△△の件、今日中に確認したいので、見たら連絡もらえますか。」

急ぎの用件がある場合

急ぎのときは、件名に「【至急】」を入れつつ、本文の最初の一文で用件と期限を明示します。
「お世話になっております。至急のご相談があり、お電話しましたがご不在でしたのでメールいたします。△△の件、本日17時までにご回答いただけますと助かります。」

急ぎの場合は件名と冒頭2行で用件・期限が伝わるようにする

電話後メールでやってはいけないNG例

避けたほうがいい表現をいくつか挙げます。
「何度も電話したのですが」→ 相手を責めているように読める
本文が長すぎて要件が埋もれる → 電話の代替なので簡潔さが重要
「ご確認ください」だけで終わる → 何を確認してほしいのか不明瞭
要件・希望する対応・期限の3点が本文に含まれているかを、送信前に確認するとよいでしょう。

よくある質問

電話に出なかった相手にすぐメールしてもいい？

問題ありません。むしろ電話をかけた直後に送ることで、相手が着信履歴を見た際にすぐ用件を把握できます。

件名は「不在の件」でもいい？

用件が伝わらないため避けたほうが無難です。「お電話の件（△△について）」のように用件名を含めるほうが親切です。

まとめ

電話に出てもらえなかった際のメールは、相手を責めず、用件と希望する対応を簡潔に伝えることが基本です。シーンに応じて言葉の硬さを調整しながら活用してください。