電話したけど出なかったメールの丁寧な書き方と例文を解説

電話に出られなかった後は、できるだけ早く丁寧なメールでフォローするのが基本のビジネスマナーです（出典：Chatwork公式コラム）。この記事では、お詫びメールの正しい構成とシーン別の例文をまとめました。

電話に出られなかったときにメールを送るべき理由

折り返し電話がすぐにできない状況では、メールでの一報が相手への配慮になります。電話に出られなかったこと自体は失礼にあたりませんが、その後の対応スピードと誠実さが相手の印象を左右します（出典：Chatwork公式コラム）。

放置すると「連絡を軽視されている」と誤解される可能性がある

連絡がとれる状態になっているのに対応を後回しにすると、相手に不信感を与えかねません（出典：Chatwork公式コラム）。できるだけ早くメールを送ることが、信頼を保つポイントです。

お詫びメールの基本構成

構成は次の順番が基本です（出典：MediaVoiceコラム）。

件名の書き方

件名は内容が一目でわかる簡潔なものにします。「先ほどのお電話の件」「お電話に出られず失礼いたしました」などが適切で、「すみません」「申し訳ありません」といった謝罪語だけを件名に入れるのは避けます（出典：MediaVoiceコラム）。

本文の流れ

冒頭で挨拶と名乗り、続けて謝罪の言葉、電話に出られなかった理由を簡潔に述べます。理由は「会議中でした」程度の一言で十分で、言い訳がましい表現は避けるのがポイントです（出典：MediaVoiceコラム）。長々と状況説明をするより、今後の対応を早く伝える方が相手にとって親切です。

最後に、折り返す時間帯や希望する連絡方法を伝え、丁寧な結びの言葉で締めます。

謝罪は一度で十分。何度も繰り返すとかえって不自然な印象になる

シーン別・電話に出られなかった時のメール例文

取引先・社外向け

件名：先ほどのお電話の件

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

先ほどはお電話をいただきながら、席を外しており失礼いたしました。

現在は対応可能でございますので、恐れ入りますがご都合のよろしい時間帯をお知らせいただけますと幸いです。

社内・上司向け

件名：お電話に出られず申し訳ありません

先ほどはお電話をいただきありがとうございました。あいにく会議中のため出ることができず、申し訳ございません。現在は外出中ですが、〇時以降であれば折り返しご連絡いたします。

就活・面接向け

件名：お電話に出られなかった件につきまして

〇〇大学の〇〇と申します。本日〇時頃にお電話をいただいたことに気づきましたが、あいにく手が離せず出ることができず、失礼いたしました。ご都合がよろしければ改めてお電話いただくか、メールにてご用件をお知らせいただけますと幸いです（出典：就活の電話マナー完全ガイド（JWS）](<https://jws-japan.or.jp/whitecareer/blog/6535>)）。

※就活シーンでは、企業側は「出られなかったこと」よりもその後の対応スピードを見ている点に注意しましょう。

よくある質問

折り返し電話とメール、どちらを先にすべき？

基本はまず折り返し電話が望ましいですが、つながらない場合や営業時間外になった場合はメールで一報を入れます（出典：アイブリーコラム）。

理由は詳しく書いた方がいい？

不要です。「会議中でした」程度の一言で十分で、詳しく書くとかえって言い訳がましく見えます（出典：MediaVoiceコラム）。

どのくらいのスピードで送ればいい？

気づいた時点でできるだけ早く送ることが、相手の不信感を防ぐポイントとされています（出典：Chatwork公式コラム）。

まとめ

電話に出られなかったときは、理由を簡潔に伝えたうえで、できるだけ早くメールを送ることが信頼を保つポイントです。形式にとらわれすぎず、誠意が伝わる文面を心がけましょう。今後も情報があれば更新します。

参考・出典

MediaVoice・電話に出られなかったときのお詫びメールの書き方

Chatwork・電話に出れなかったときの謝罪メールの必要性と適切な書き方

アイブリー・電話に出られなかった際のメールの書き方

JWS・就活の電話マナー完全ガイド